Politica anticorupție

Asociația Toți Copiii Citesc

1. Introducere și obiective

Asociația Toți Copiii Citesc este o organizație care are misiunea asumată ca toți copiii să învețe să citească și să scrie până la finalul ciclului primar de învățământ pentru a-și putea împlini potențialul și a-și putea urma năzuințele.

Corupția poate să afecteze nivelul de încredere acordat Asociației Toți Copiii Citesc în rândul partenerilor, colaboratorilor, angajaților, voluntarilor, beneficiarilor, instituțiilor sau oricăror părți interesate de programele și proiectele noastre, precum și donatorilor privați și instituționali, organizațiilor partenere și clienților, beneficiari ai serviciilor noastre. În același timp, încrederea este un element important ca parte a combaterii corupției. Prin urmare, Asociația Toți Copiii Citesc urmărește constant relații de încredere, pentru a crea un dialog deschis și constructiv.

Scopul acestei politici este de a descrie modul în care Asociația Toți Copiii Citesc definește și se referă la corupție și cum lucrează pentru a preveni, detecta și acționa în caz de corupție. Prin această politică, Asociația Toți Copiii Citesc dorește să creeze o înțelegere comună a ceea ce este corupția și cum ne putem desfășura munca preventivă care urmărește să reducă riscul de greșeli, să faciliteze depistarea erorilor și să detecteze corupția, precum și să ia măsurile relevante.

Activitatea anticorupție a Asociației Toți Copiii Citesc se bazează pe principiile și valorile noastre fundamentale (respectarea drepturilor copilului, responsabilitatea personală, confidențialitate, interesul superior al copilului, participarea copiilor, echitatea, non-discriminarea, deschiderea, parteneriatul).

Prezenta Politică anticorupție face parte din ansamblul de politici ale Asociației Toți Copiii Citesc și va fi interpretată în coroborare cu acestea.

Prezenta politică se aplică în toate acțiunile întreprinse de Asociația Toți Copiii Citesc, în România și internațional, de către angajați, voluntari, colaboratori și conducerea Asociației.

2. Definiții

Corupția este definită de Direcția Națională Anticorupție ca orice abatere de la moralitate, cinste sau datorie, respectiv folosirea discreționară a poziției sau a funcției, prin recurgerea la mijloace ilicite sau ilegale, în scopul obținerii unor interese personale sau de grup.

Legea penală română sancționează infracțiunile clasice de corupție, precum: luarea și darea de mită, traficul de influență sau cumpărarea de influență.

În sensul prezentei politici și în completare la definiția de mai sus, Asociația Toți Copiii Citesc înțelege prin corupție orice faptă care implică utilizarea ilicită de resurse, încredere, putere și/sau poziție/funcție în interesul propriu, al unei rude sau al unui grup. Interesul propriu poate include atât beneficii financiare, cât și alte tipuri de beneficii. Înțelegem prin corupție și lipsa acțiunii, în cazul unei situații cunoscute de corupție, după cum a fost definită mai sus.

Operațiunile întreprinse de Asociația Toți Copiii Citesc se derulează sub prevederile legislației din România și Uniunea Europeană, aplicabilă în domeniu.

3. Principii

Politica anticorupție a Asociației Toți Copiii Citesc are la bază câteva principii:

Transparența – Asociația Toți Copiii Citesc acționează cu deschidere și transparență în toate operațiunile sale. Aceasta se aplică politicilor, strategiilor, documentelor, planurilor, deciziilor și rapoartelor sale.
Răspunderea – Asociația Toți Copiii Citesc face toate demersurile necesare pentru a avea responsabilități clare, cu divizarea acestora în rândul structurilor și sistemelor organizației, ceea ce îi permite să aibă o bună trasabilitate a erorilor și corectarea lor. Persoanele responsabile de diverse activități poartă răspunderea pentru propriile acțiuni, în baza contractelor încheiate între acestea și Asociație.
Participarea – Toate persoanele interesate în parteneriatele și contractele Asociației, inclusiv beneficiarii pot participa la implementarea programelor, creând în acest fel un climat propice pentru evitarea corupției.
Prevenirea – Asociația face eforturi în vederea prevenirii și a reducerii riscurilor corupției. Structurile și sistemele din cadrul organizației trebuie să fie întotdeauna proiectate astfel încât riscul de corupție să fie redus la minimum, în timp ce valorile și etica sunt analizate în mod continuu. Toți angajații, membrii consiliului director și voluntarii au responsabilitatea de a preveni corupția. În acest sens, li se acordă instruire și sprijin în vederea aplicării principiilor anticorupție.
Neacceptarea – Angajații, stagiarii, membrii consiliului director, voluntarii și colaboratorii Asociației Toți Copiii Citesc nu trebuie să accepte vreodată situații de corupție sau acțiuni corupte, nici în propriile acțiuni și nici în inițiativele pe care Asociația le sprijină în orice mod. În caz de incertitudine cu privire la ceea ce este considerat corupție, Grupul de lucru CRM, conducerea Asociației sau persoana responsabilă din cadrul Asociației va fi întotdeauna consultată.
Informarea – Angajații, stagiarii, membrii consiliului director, voluntarii și colaboratorii sunt obligați să raporteze actele suspectate sau confirmate de corupție prin intermediul Mecanismului de examinare a sesizări.
Acțiunea – Asociația Toți Copiii Citesc trebuie să acționeze întotdeauna în cazul unor indicații, semnale de avertizare și suspiciuni de corupţie. Acțiunile trebuie întreprinse cu discreție și cu respect pentru cei implicați. Asociația decide asupra unei posibile investigații conform prevederilor Mecanismului de examinare a sesizărilor. Persoanelor care depun sesizări li se oferă anonimatul și/sau alte măsuri de securitate dacă este necesar. Rutinele pentru evaluarea unui caz sunt aceleași, indiferent dacă informația ajunge mai întâi la Asociația Toți Copiii Citesc prin Mecanismul de examinare a sesizărilor sau în alt mod.
Comunicarea – Această politică va fi disponibilă pe intranetul și site-ul web al Asociației Toți Copiii Citesc și va fi împărtășită tuturor organizațiilor partenere la semnarea unui acord/contract sau orice alt angajament. De asemenea, va fi prezentată și noilor angajați, membri în conducerea Asociației, stagiari, voluntari și colaboratori.

Măsuri de prevenire a faptelor de corupție în Asociație

În vederea prevenirii faptelor de corupție în interiorul Asociației, cât și în relația acesteia cu terțe părți, prezenta politică prezintă câteva măsuri care sunt monitorizate constant în cadrul Asociației:

4.1 Sistem de guvernare transparentă și responsabilă: Structură clară a Asociației, cu proceduri/politici, regulamente clare privind funcționarea, delimitarea rolurilor și responsabilităților, precum și un proces de luare a deciziilor transparent.

4.2 Procedurile de control intern riguroase: includ controale financiare, proceduri de achiziții publice și mecanisme de supraveghere a activității angajaților și voluntarilor.

4.3 Sistemul de raportare a încălcărilor și mecanismele de semnalizare a corupției: prezentat mai jos, la art. 7

4.4 O cultură organizațională de integritate și etică: personalul, membrii, colaboratorii și voluntarii Asociației sunt instruiți cu privire la prezenta politică și la valorile etice în cadrul organizației.

4.4 Monitorizarea activităților financiare: Departamentul financiar este independent de departamentele de execuție (conduse de managerii de proiect), iar Directorul economic nu este membru al Consiliului Director al Asociației. Acesta este supravegheat și monitorizat anual de către CD.

4.5 Publicarea regulată a informațiilor: activitatea Asociației este făcută publică constant, cel puțin prin site, rețele de socializare, raportul anual de activitate.

4.6 Colaborarea cu alte ONG-uri și instituții: Colaborarea constantă cu alte organizații nonguvernamentale, cu instituții ale statului și cu alți parteneri instituționali se asigură schimbul de experiență, împrumutarea de bune practici și promovarea unui mediu de transparență și responsabilitate.

Implementare

Prezenta politică anticorupție guvernează toate contractele, colaborările, parteneriatele cu orice persoană fizică sau juridică cu care Asociația intră în relație pe parcursul activității sale.

În conformitate cu prezenta Politică, angajaților, membrilor, voluntarilor și colaboratorilor Asociației și/sau altor persoane care acționează în interesul și în numele Asociației li se interzice să ofere, să promită, să transfere, direct sau indirect, beneficii tangibile sau intangibile în schimbul protecției, acțiunii sau omisiunii din partea următoarelor persoane: reprezentanți ai statului, persoane publice, reprezentanți ai organizațiilor publice internaționale, terte părți.

5.1. Cadouri, călătorii și acțiuni de curtoazie

Este strict interzisă oferirea sau acceptarea de cadouri, invitații de călătorie sau alte forme de divertisment în scopul de a influența în mod necorespunzător o persoană, în special un funcționar public/sponsor/donator, pentru a obține un beneficiu necuvenit.

Activitățile de relații publice, precum și evenimentele organizate de Asociație, acordarea și primirea cadourilor respectă următoarele cerințe:

nu încalcă prevederile prezentei Politici, regulamentul intern ale Asociației, precum nici normele legislației anticorupție aplicabile;
scopul ospitalității și al cadourilor nu este o remunerație ascunsă pentru serviciu, acțiune (inacțiune), patronaj, acordarea de drepturi, adoptarea unei decizii specifice privind o tranzacție/acord, decizie sau încercare de a influența beneficiarul cu alte activități ilegale;
Sunt direct legate de activitatea Asociației (de exemplu, o dată cu prezentarea sau finalizarea proiectelor/programelor, întâlniri de lucru, evenimente de tip școli de vară, lansări de carte, ședințe, executarea cu succes a contractelor, sărbătorile acceptate în general, cursuri organizate etc.);
cheltuielile de ospitalitate și cadourile corespund practicii de parteneriat acceptate și nu depășesc valori considerate moderate pentru asemenea cheltuieli;
sunt coordonate/aprobate de conducerea companiei;
costul ospitalității și al cadourilor este justificat în mod rezonabil și proporțional cu importanța evenimentului sau obiectivele și sfera de aplicare a evenimentului.
în conformitate cu bunele practici în materie, limita oricărui cadou oferit sau primit, conform prezentei secțiuni, nu poate depăși contravaloarea sumei de 100 lei. Orice obiect ce depășește această valoare, intră sub incidența unei suspiciuni de practica contrară prezentei politici.
Cadourile primite/acordate în numele Asociației, angajaților, membrilor, voluntarilor sau colaboratorilor Asociației (de) către terți sub formă de numerar, indiferent de formă și monedă, nu sunt permise.

Angajaților, membrilor, voluntarilor și colaboratorilor Asociației li se interzice să

accepte/să acorde cadouri oricărei persoane pentru efectuarea oricărei acțiuni (inacțiuni) legate de activitatea din cadrul Asociației;
ofere în numele Asociației lucruri de valoare unor funcționari publici, clienți, sponsori, donatori, finanțatori sau oricărei persoane cu care Asociația este în relație profesională. Cu alte cuvinte, angajații nu vor promite, accepta, oferi sau facilita cadouri, beneficii sau orice alte avantaje în bani sau în natură în relațiile lor cu partenerii de afaceri, fie din mediul public, fie din mediul privat. De asemenea, se interzice primirea oricăror foloase necuvenite din partea furnizorilor, clienților sau partenerilor.
Ofere cadouri dacă prin aceasta ar încălca legile locale, reguli specifice sectorului ori Politica cu privire la daruri/anticorupție a destinatarului; intenționează sau creează aparența că intenționează să obțină un avantaj comercial injust; creează aparența că darul este oferit în scopul influențării unei persoane de a lua o anumită decizie; ar putea fi considerat ca fiind prea generos sau nepotrivit in circumstantele respective. Schimburile rezonabile de cadouri de politețe și ospitalitate pot fi parte din practicile Asociației în anumite ocazii. Acestea sunt permise numai dacă respectă intenția prezentei Politici și a legilor, reglementărilor, codurilor industriei sau politicilor locale aplicabile și dacă sunt:

acordate cu bună-credință și în mod transparent;
rare (pentru orice persoană fizică destinatar), legitime, transparente, proporționale, justificabile
de o valoare rezonabilă, așa cum orice observator terță parte neimplicat le-ar evalua ca o politețe normală în afaceri;
nu sunt date sau primite cu intenția sau perspectiva de a influența în mod necorespunzător luarea deciziilor de către, sau alta conduită a destinatarului; si
nu fac parte dintr-un acord de schimb reciproc.

Cadourile ocazionale de o valoare modestă pot fi date de exemplu în legătură cu sărbătorile, atunci cand acordarea unor astfel de cadouri este obișnuită.

5.2 Subvenții, Finanțări, Donații și Sponsorizări

Primirea unei subvenții/donații/sponsorizări în schimbul unui beneficiu necuvenit sunt interzise de aceasta Politică.

Este interzisă donația de la sau către orice partid politic în numele Asociației sau sub orice alt nume, în natură sau în numerar.

Asociația nu va primi sume pentru finanțarea diverselor proiecte fără scop lucrativ, în schimbul unor servicii prestate sau beneficii acordate entității care sponsorizează/finanțează. În cadrul asigurării respectării prezentei politici, departamentul financiar-contabil participă la controlul asupra alocării fondurilor în scopurile specificate.

Finanțările/Donațiile/Sponsorizările primite se supun următoarelor reguli:

Sumele primite de la persoane juridice fac obiectul unui contract de Finanțare/Donație/Sponsorizare
Sumele primite de la persoane fizice pot face obiectul unui contract de donație, dacă persoana fizică solicită sau dacă există obligația legală.
Sumele primite direct în contul Asociației de către persoane fizice sau prin intermediul unor platforme de fundraising (prin transfer bancar/depunere de numerar în contul bancar, prin intermediul unor procesatori de plăți – ex. Stripe, prin intermediul unor platforme de fundraising/crowdfunding – ex. Galantom, Benevity, prin intermediul unor mecanisme de fundraising – ex. ARC SMS) vor fi înregistrate în contabilitate ca venituri din donații și alocate unor costuri corespunzătoare angajamentului luat de Asociație în cadrul campaniei de fundraising sau pentru costuri generale, efectuate în scop nelucrativ.
Sumele vor fi primite exclusiv în conturile bancare ale Asociației, pentru transparență.
sunt acordate într-o manieră transparentă, evitându-se conflictul de interese; de asemenea Asociația se asigură că fondurile și bunurile sunt utilizate în scopurile propuse;
Persoanele semnatare ale contractului, cât și personalul (angajat, voluntar, colaborator) al Asociației cunosc prevederile Legii nr. 32/1994 privind sponsorizarea cu modificările și completările ulterioare și ale oricăror alte reglementări conexe;
Nu se vor acorda favorizări de niciun fel Finanțatorului/Sponsorului/Donatorului, în afara vizibilității imaginii acestuia, în limita prevederilor contractului dintre părți și dispozițiilor Legii nr. 32/1994.
Vor fi monitorizate activ, permanent și eficient, atât de către personalul responsabil din proiect, cât și de departamentul financiar-contabil și de conducerea Asociației.
toate încasările Asociației sunt înregistrate cu promptitudine și acuratețe pentru a reflecta situația reală a activității Asociației.
Controlul contabilității interne și politicilor de păstrare a evidențelor sunt esențiale pentru desfășurarea cu succes a activității Societății în vederea îndeplinirii tuturor cerințelor legale și comerciale. Fiecare angajat, membru, voluntar sau colaborator este responsabil pentru acuratețea, integritatea și corectitudinea evidențelor pe care le ține, respectiv pentru arhivarea acestora, precum și pentru respectarea prezentei politici.

5.3 Spălarea banilor

Activitatea privind spălarea banilor este cu desăvârșire interzisă. Asociația se angajează să ia toate măsurile necesare pentru respectarea tuturor prevederilor legale în ceea ce privește prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

Achiziționarea și livrarea de produse și servicii fictive este cu desăvârșire interzisă – acestea reprezintă tranzacții care trezesc suspiciunea de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism. Toate tranzacțiile societăților afiliate trebuie documentate și înregistrate în conformitate cu prevederile legale și cu bunele practici.

Conflictul de interese

În accepțiunea Asociației și a prezentei politici, conflictului de interese este definit ca o situație în care un membru, angajat, voluntar sau colaborator este implicat în mai multe interese, de exemplu interese financiare sau de altă natură, ce pot corupe sau afecta major luarea deciziilor corecte și imparțiale de către acea persoană în cadrul Asociației. Prezența unui conflict de interese nu duce automat la fapte de corupție sau la luarea unor decizii incorecte. Prin urmare, un conflict de interese poate fi descoperit și reglementat înaintea apariției unui act de corupție. Un conflict de interese există în cazul în care în diferite circumstanțe există riscul (conform experienței anterioare și a dovezilor obiective) ca o decizie să fie influențată de alte interese secundare, și nu indică faptul că un anumit individ va fi cu siguranță influențat de un interes secundar.

Conflictul de interese se poate manifesta în diverse forme, din care amintim câteva (dar nu le limităm la acestea):

Un membru al consiliului de administrație să fie, în același timp, beneficiar al unei donații/acțiuni făcute de Asociație.
Un angajat, un afin de-al său, o persoană juridică controlată de acesta sau orice persoană afiliată să beneficieze de un contract cu Asociația, în detrimentul altei persoane cu mai multe calificări.
Un voluntar să fie implicat în luarea unei decizii care ar putea afecta un proiect în care este implicat personal.
O persoană decidentă din conducerea Asociației să redirecționeze fonduri din finanțări publice sau sponsorizări spre o activitate/achiziție care este în interesul personal.

Asociația ia măsuri în vederea evitării conflictului de interese, dintre care amintim:

Dezvaluirea intereselor personale: membrii, angajații, voluntarii sau colaboratorii Asociației au obligația de a dezvălui orice interes personal care ar putea fi relevant sau ar influența deciziile, acțiunile sau planurile Asociației.
Evitarea situațiilor de conflict: persoanele care au un interes personal relevant nu trebuie să fie implicate în deciziile sau acțiunile care pot fi afectate de acel interes personal.
Gestionarea conflictului de interese: Dacă se identifică un conflict de interese, Asociația trebuie să ia măsuri adecvate, cum ar fi delegarea responsabilităților, recuzarea, sau, în unele cazuri, interzicerea implicării persoanei respective în activitatea/deciziile sau planurile Asociației care au legătură cu respectiva speță.
Monitorizare și îmbunătățire continuă: Sistemul de gestionare a conflictului de interese este monitorizat, revizuit și îmbunătățit în mod regulat (anual) pentru a se asigura eficiența și actualitatea lui.
Învățare și conștientizare: Membrii, angajații, voluntarii și colaboratorii Asociației vor lua la cunoștință și vor ține cont în toate acțiunile lor în legătură cu activitatea în relație cu Asociația de importanța evitării conflictului de interese. Conducerea Asociației se asigură că aceștia sunt instruiți cu privire la prezenta politică.

Evitarea conflictului de interese este esențială în vederea menținerii/îmbunătățirea integrității și credibilității Asociației, asigurarea transparenței și responsabilității în deciziile luate, protejarea intereselor beneficiarilor, prevenirea oricăror acuze de corupție sau abuz de putere, menținerea/îmbunătățirea relației de încredere între Asociație și comunitate.

Sancțiuni

În cazul descoperirii prin orice formă a unei fapte de corupție realizată de un membru, angajat, voluntar sau colaborator al Asociației în legătură cu activitatea sa în cadrul Fundației, cât și în afara acesteia, Asociația stabilește o comisie de evaluare a faptei de corupție, formată din cel puțin 2 membri independenți de respectiva faptă, dintre care un membru este necesar să fie parte din Consiliul Director.

Această comisie investighează fapta și în baza informațiilor disponibile, întocmește un raport privind fapta de corupție și gravitatea acesteia: mică/medie/mare. Sancțiunile aplicabile persoanei care se face răspunzătoare de respectiva faptă diferă în funcție de gravitatea faptei și de poziția sa în Asociație.

7.1 Pentru angajați prin contract de muncă

Un fapt de corupție realizat de un angajat al Asociației este considerat abatere disciplinară și se sancționează conform Regulamentului intern al Asociației. În funcție de gravitate, se pot lua măsuri de la acordarea unui avertisment verbal cu solicitarea de remediere a situației – dacă este posibil – în termen de 10 zile calendaristice (considerată cea mai puțin gravă), până la desfacerea contractului de muncă și denunțarea faptei la autoritățile competente.

7.2 Pentru voluntari/colaboratori

Un fapt de corupție realizat de un voluntar, în baza unui contract de voluntariat sau de către un colaborator (în baza unui contract de prestări servicii, drepturi de autor sau orice altă formă de contractare) al Asociației va fi analizat de comisia de evaluare a faptei de corupție. În funcție de gravitate, se pot lua măsuri de la acordarea unui avertisment verbal cu solicitarea de remediere a situației – dacă este posibil – în termen de 10 zile calendaristice (considerată cea mai puțin gravă), până la denunțarea unilaterală a contractului și denunțarea faptei la autoritățile competente.

7.3 Pentru membri Asociației sau membri în Consiliul Director

Un fapt de corupție realizat de un membru al Asociației sau un membru în Consiliul Director va fi analizat de o comisie de evaluare formată din cel puțin 3 membri, din care niciunul nu poate fi persoana în cauză, dar minim unul dintre membrii acestei comisii trebuie să fie parte din Consiliul Director. În funcție de gravitatea faptei stabilită de comisie, sancțiunile pot lua forma unui avertisment verbal cu solicitarea de remediere a situației – dacă este posibil – în termen de 10 zile calendaristice (considerată cea mai puțin gravă), până la denunțarea unilaterală a mandatului pentru membrul Consiliului Director, respectiv excluderea membrului din Adunarea Generală și din documentele constitutive ale Asociației, dacă acest lucru este posibil. Pentru fapte de corupție considerate sau presupuse ca fiind de gravitate ridicată, se va apela la autoritățile competente.

Raportarea faptelor de corupție în Asociație

Orice suspiciune sau fapt de corupție pot fi raportate de către orice persoană interesată (indiferent că este o persoană din interiorul sau exteriorul organizației), anonim sau nu. Modalitatea de raportare este detaliată în Mecanismul de examinare a sesizărilor (CRM) adoptat de Asociație.

Follow-up

În eforturile sale împotriva corupției, Asociația întreprinde o muncă de urmărire și evaluare continuă. Președintele Asociației este responsabil în ultimă instanță pentru activitatea anticorupție și pentru a se asigura că politica este respectată. Politica este adoptată de conducerea Asociației și revizuită la fiecare trei ani, cu eventuale modificări și/sau actualizări, dacă este cazul. Fiecare șef de departament/manager de proiect are responsabilitatea de a se asigura că activitatea anticorupție devine parte integrantă a muncii din departamentul/programul/proiectul său. Ei sunt, de asemenea, responsabili să se asigure că echipa lor cunoaște politica și celelalte documente care reflectă poziția Asociației Toți Copiii Citesc asupra corupției. Toți angajații, la rândul lor, au responsabilitatea de a contribui la respectarea politicii şi de a acționa pentru combaterea corupţiei.