Politica de confidențialitate

Asociația Toți Copiii Citesc

Introducere și scop

Asociația Toți Copiii Citesc este o organizație care are misiunea asumată ca toți copiii să învețe să citească și să scrie până la finalul ciclului primar de învățământ pentru a-și putea împlini potențialul și a-și putea urma năzuințele.

Asociația Toți Copiii Citesc tratează cu maximă importanță relația cu candidații în programe, cu clienții, cu profesorii și învățătorii, cu sponsorii și partenerii, cu furnizorii de produse și servicii, angajații și solicitanții de locuri de muncă, precum și cu participanții la evenimente și alte părți interesate. Asociația își propune să ofere un nivel adecvat de protecție a prelucrării datelor cu caracter personal pentru a-și mentine și îmbunătăți relațiile de parteneriat, încrederea și reputația.

Politica de confidențialitate respectă principiile Regulamentului General al Uniunii Europene privind protecția persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestora 679/2016 (denumit în continuare „RGPD”). Regulamentul își propune să protejeze drepturile și libertățile fundamentale ale persoanelor fizice din UE în contextul globalizării economiei și digitalizării comunicațiilor, în special dreptul acestora la protecția datelor cu caracter personal. RGPD pune transparența și legalitatea prelucrărilor ca principii de referință pentru a oferi indivizilor informaţiile și controlul de care au nevoie atunci când le sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Politica de confidențialitate urmărește să ofere un cadru aplicat la nivel internațional în cadrul Asociației pentru a atinge un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, în beneficiul tuturor părților implicate.

Domeniul de aplicare al acestei politici

Această politică se aplică prelucrării datelor cu caracter personal de către Asociația Toți Copiii Citesc. Datele personale reprezintă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, cum ar fi informații biografice (nume, date de naștere, etc.), date privind locul de muncă (adrese, poziție, numere de telefon și adrese de e-mail, etc.) identificator online (adresa IP) sau la unul sau mai multe elemente specifice proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Această politică cuprinde principii general acceptate privind protecția datelor, fără a înlocui cadrul legal existent. Politica este în acord cu dreptul European și dreptul intern cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și se aplică operațiunilor din cadrul Asociației Toți Copiii Citesc. Asociația se angajează ca această politică să respecte pe deplin legile naționale și Europene aplicabile cu privire la protecția datelor personale și libera circulație a acestora.

Această politică nu se aplică datelor de identificare a persoanelor juridice, cum ar fi companiile sau alte organizații cu personalitate juridică.

Această politică nu se aplică datelor anonime, cum ar fi datele statistice. Cu toate acestea, simpla absență a unui nume nu implică faptul că datele sunt anonime, ci ar trebui să fie imposibilă identificarea directă sau indirectă a unei persoane vizate.
Această politică poate fi modificată sub coordonarea echipei de protecție a datelor din Asociație. Puteți găsi cea mai recentă versiune a acestei politici pe site-ul www.toticopiiicitesc.ro și intern, pe o secțiune dedicată în folderul Organizaționale/Politici/Politica de confidențialitate din Google Drive.

Definiții

Operator – Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; în cazul în care scopurile și mijloacele unei astfel de prelucrări sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute de legea aplicabilă.
Persoana împuternicită de operator – Persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

Date cu caracter personal – Orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”).
Date cu caracter special – Datele personale referitoare la origine rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă, convingerile filosofice, apartenența la sindicate, date genetice, date biometrice, date privind sănătatea și datele privind viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice.

Persoana vizată – O persoană fizică identificată sau identificabilă a cărei date cu caracter personal sunt procesate. O persoană fizică identificabilă este o persoana care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Prelucrare – Orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, recuperarea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea, transmiterea, diseminarea sau punerea la dispoziție în alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Încălcarea securității datelor cu caracter personal – O încălcare a securității care duce la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvăluirea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate în alt mod.

Destinatar – O persoană fizică sau juridică, o autoritate publică, o agenție sau un alt organism, căruia i se dezvăluie datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu un terț. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anchete anume, în conformitate cu dreptul Uniunii sau dreptul intern nu vor fi considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective va respecta normele aplicabile privind protecția datelor în conformitate cu scopurile prelucrării.

Identificarea operatorului

Asociația Toți Copiii Citesc; Adresa de contact: Calea Turzii nr. 189B, ap. 4; C.I.F: 50404242;

Website: https://toticopiiicitesc.ro/

E-mail: office@atcc.ro

Principii referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal trebuie prelucrate în mod legal și echitabil în raport cu persoana vizată. Orice prelucrare a datelor cu caracter personal va fi legală numai în măsura în care prelucrarea se bazează pe un temei de prelucrare prevăzut de lege. Atunci când sunt procesate categorii speciale de date cu caracter personal, aceasta se va face numai atunci când se aplică una din condițiile de derogare specificate de lege.

5.2 Transparența

Operatorul ia măsuri adecvate pentru a furniza persoanei vizate orice informații referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal într-o formă concisă, transparentă, inteligibilă și ușor accesibilă, utilizând un limbaj clar și simplu. Informațiile se furnizează în scris sau prin alte mijloace, inclusiv atunci când este oportun în format electronic.

5.3 Limitarea scopului

Scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal trebuie să fie explicite și legitime și să fie determinate în momentul colectării acestora. Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate într-o manieră incompatibilă cu aceste scopuri.

5.4 Minimizarea datelor

Datele personale trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate.

5.5 Acuratețea datelor

Datele cu caracter personal trebuie să fie corecte și, dacă este necesar, să fie actualizate. Trebuie să se ia măsuri rezonabile pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere din momentul luării la cunoștință despre ele de către persoana responsabilă de procesarea datelor din cadrul Asociației Toți Copiii Citesc.

5.6 Limitarea stocării datelor

Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate o perioadă mai mare decât este strict necesar pentru prelucrarea respectivă. Din momentul în care datele personale nu mai sunt necesare pentru realizarea scopului prelucrării, acestea trebuie anonimizate sau șterse. Datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice.

5.7 Integritatea și confidențialitatea datelor

Prelucrarea datelor personale trebuie să fie făcută într-un mod care asigură securitatea acestora inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale. Sunt instituite angajamente de confidențialitate cu angajații, consultanții și alte părți care au acces la datele cu caracter personal. În plus, trebuie implementat un sistem de restricționare a accesului bazat pe parolă sigură astfel încât persoanele pot accesa numai acele date cu caracter personal de care au nevoie pentru exercitarea atribuțiilor care le revin.

5.8 Responsabilitatea datelor

Asociația Toți Copiii Citesc trebuie să poată demonstra conformitatea cu principiile legalității, echității, transparenței, minimizării, limitării scopului, limitării stocării, integrității și confidențialității prelucrării datelor cu caracter personal. Politicile de protecție a datelor, elementele de control, procedurile, listele de verificare și alte măsuri care constituie cadrul de protecție a datelor sunt documentate sistematic.

5.9 Protecția datelor începând cu momentul conceperii și în mod implicit

Elementele de control și modul de respectare a principiilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal sunt dezvoltate în mod proactiv din faza de proiectare și elaborare a operațiunilor de procesare. Cele mai stricte setări de confidențialitate (în raport cu cantitatea de date colectate, amploarea procesării, perioada de stocare și accesibilitatea acesteia) trebuie aplicate în mod implicit la orice procesare. Respectarea principiului protecției datelor din momentul proiectării și în mod implicit este o cerință funcțională pe întreaga durată de viață a operațiunilor Toți Copiii Citesc care implică prelucrarea datelor cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

Asociația Toți Copiii Citesc procesează date cu caracter personal pentru derularea următoarelor procese:

Managementul procesului de recrutare, evaluare și selecție a participanților în programelor Toți Copiii Citesc

Scop: Derularea activității de recrutare, evaluare, selecție și integrare a candidaților pentru programele Toți Copiii Citesc.

Legalitate: demersuri în vederea semnării acordului de participare în programele Toți Copiii Citesc.

Persoane vizate: candidaţii la poziţia de mentor, profesor sau învăţător în programele Toți Copiii Citesc

Date cu caracter personal:

Date de identificare: numele complet, data nașterii, sexul, domiciliul/ reședința, cetățenia;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail;
Date privind studiile urmate şi calificările obținute;
Date privind experiența profesională anterioară;
Date de identificare ale persoanei ce face recomandare (nume, prenume, loc de muncă, funcție, telefon, e-mail);
Date suplimentare furnizate în mod voluntar în CV sau în vederea încheierii contractului individual de muncă/voluntariat/participare în programe (e.g. fotografie, hobby-uri, date privind deținerea unui permis de conducere, permis de ședere, certificat de înregistrare a rezidenței, starea civilă etc.).

Durata de prelucrare: durata procesului de recrutare şi selecţie la care se adaugă un an după finalizarea implicării acestora în programele Asociației, dacă procesul de recrutare s-a finalizat cu selectarea respectivu, pentru apărarea Asociaţiei împotriva oricăror plângeri făcute de candidaţi – art. 20 coroborat cu art. 8 din ord 37/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare.

Managementul bazei de date de talente (R&O)

Scop: Utilizarea datelor cu caracter personal pentru recrutări ulterioare în programele Toți Copiii Citesc.

Legalitate: consimțământul persoanelor vizate

Persoane vizate: candidaţii la poziţia de mentor, profesor sau învăţător în programele Toți Copiii Citesc.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: numele complet, data nașterii, sexul, domiciliul/ reședința, cetățenia;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail;
Date privind studiile urmate şi calificările obținute;
Date privind experiența profesională anterioară;
Date suplimentare furnizate în mod voluntar în CV sau în vederea încheierii contractului individual de muncă/voluntariat/participare în programe (e.g. fotografie, hobby-uri, date privind deținerea unui permis de conducere, permis de ședere, certificat de înregistrare a rezidenței, starea civilă etc.).

Durata de prelucrare: 5 ani de la încheierea procesului de recrutare şi selecţie.

Managementul activității de analiză statistică în vederea performanței programelor Toți Copiii Citesc

Scop: Îmbunătăţirea procesului de sponsorizare, recrutare și derulare a programelor Toți Copiii Citesc.

Legalitate: interes legitim al Asociației pentru evaluarea, analiza și îmbunătățirea activității și a impactului programelor Toți Copiii Citesc.

Persoane vizate: candidaţii la rolul de mentor, profesor sau învăţător, în programele Toți Copiii Citesc, participanții în program, elevi și reprezentanții sponsorilor.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: nume şi prenume, data nașterii, gen, etnie, funcție, loc de muncă, semnătura, județul si localitatea de reședință, funcţie, loc de muncă, telefon, e-mail, intoleranțe alimentare; date medicale de care sa tinem cont
Scorurile obţinute în procesul de selecţie de candidații la programele Asociației Toți Copiii Citesc, opţiunile legate de experienţa bifate dintr-o listă de opţiuni inclusă în formularul de înregistrare (1).
Date de identificare participanți în program, alumni, elevi corelate cu indicatori de impact si succes (precum indicatori referitori la performanța/evoluție în program, absenteismul școlar, SEL, literație, numerație).

Durata de prelucrare: 10 ani de la încheierea procesului de sponsorizare, recrutare şi selecţie.

Managementul activităţilor de marketing şi organizarea de evenimente

Scop: Promovarea modelului (valori, abilităţi, competențe, specific intervenţie, obiective) şi imaginii Toți Copiii Citesc.

Legalitate: Art. 6.1 a – consimţământul persoanelor vizate (utilizat ca legalitate conform art. 6 și ca derogare conform art. 9)

Persoane vizate: participanții în programul Toți Copiii Citesc, copii, părinţi, studenţi; persoane autorizate din partea sponsorilor, donatori și fundraiseri persoane fizice; reprezentanți ai ONG-urilor și Fundațiilor; invitaţi speciali și participanți la evenimente/traininguri/sesiuni de conștientizare și promovare (online sau offline); publicul larg pe canale de comunicare online, voluntari, reprezentanți ai instituțiilor, profesori din sistemul public și privat de educație.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: numele si prenume, data nașterii, gen, etnie, domiciliul/reședința, cetățenia, instituţia de învăţământ şi anul de studiu (clasă), locul de muncă, funcția.
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail.
Fotografii, înregistrări video şi/sau audio (se va utiliza ca derogare pentru utilizarea acestor date consimțământul persoanei vizate);
Alte date cu caracter personal specifice unui tip de eveniment (afecțiuni de sănătate, preferințe alimentare, cont bancar, informații despre persoane de contact în caz de urgență etc.)

Durata de prelucrare: durata evenimentului la care se adăuga o perioadă de stocare de 10 ani.

Managementul semnării și derulării contractelor de parteneriat cu școlile, inspectoratele, MEN, universităţi, ONG-uri și alte instituții de profil educațional

Scop: Promovarea, implementarea și dezvoltarea modelului programelor Toți Copiii Citesc.

Legalitate: Demersuri în vederea semnării contractului de parteneriat/colaborare şi derularea contractului de parteneriat/colaborare.

Persoane vizate: reprezentanții autorizați ai școlilor, inspectoratelor, MEN, universităţilor, ONG-urilor și ai altor instituții, să angajeze şi să deruleze contractele de parteneriat/colaborare.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: Nume şi prenume, funcţie, loc de muncă, semnătura;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail, adresa de corespondenţă;
Alte date cu caracter personal derivate din obiectul specific al contractului de parteneriat/colaborare.

Durata de prelucrare: durata de derulare a contractului de parteneriat/colaborare la care se adăuga o perioadă de arhivare de 10 ani de zile.

Managementul mentorilor, formatorilor şi trainerilor

Scop: Desfăşurarea activităţilor de training şi pregătire a participanţilor în programele Toți Copiii Citesc şi a personalului Toți Copiii Citesc.

Legalitate: Art. 6.1 b – demersuri în vederea semnării contractului şi derularea contractului.

Persoane vizate: reprezentanții autorizați ai companiilor, mentori, traineri, formatori, persoane autorizate din partea sponsorilor şi partenerilor, metodişti din sistemul de educaţie, autorizați să angajeze şi să deruleze contractele de parteneriat/colaborare/prestări servicii.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: Nume, prenume, funcţie, semnătura, loc de muncă;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail;
Fotografii, înregistrări video şi/sau audio (se va utiliza ca derogare pentru utilizarea acestor date consimțământul persoanei vizate);
Alte date cu caracter personal derivate din obiectul specific al contractului de parteneriat/colaborare/prestări servicii.

Durata de prelucrare: durata de derulare a contractului de parteneriat/colaborare/prestări servicii la care se adăuga o perioadă de stocare de 10 ani.

Managementul relației cu participanți la cursurile derulate de Toți Copiii Citesc

Scop: Desfăşurarea activităţilor de training şi pregătire a participanţilor la cursurile derulate fizic, hybrid, blended și online (prin platforma Youtube, Zoom etc.) de Asociația Toți Copiii Citesc (prin traineri propri sau externi).

Legalitate: Art. 6.1 b – demersuri în vederea semnării contractului/ înscrierii la curs(uri) şi derularea contractului/cursului/cursurilor.

Persoane vizate: participanții la cursuri din sistemul de educație public și privat (educatori, învățători, profesori, directori, metodiști, inspectori școlari etc.), reprezentanți ai organizațiilor și instituțiilor publice responsabile de protecția copilului – DGASPC, DGASMB, reprezentanți ai companiilor/ONG-urilor sau ai altor organizații.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: Nume, prenume, gen, etnie, vârstă, funcţie, semnătura, loc de muncă;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail, adresa;
Fotografii, înregistrări video şi/sau audio (se va utiliza ca derogare pentru utilizarea acestor date consimțământul persoanei vizate);
Alte date colectate specifice cursului accesat (date despre starea de sănătate pe care să le avem în vedere, preferințe alimentare, cont bancar, informații despre persoane de contact în caz de urgență etc.)

Durata de prelucrare: durata de derulare a cursului la care se adăuga o perioadă de arhivare de 10 ani.

Managementul procesului de selecţie a sponsorilor

Scop: Derularea selecţiei de sponsori pentru susţinerea programelor Toți Copiii Citesc.

Legalitate: interes legitim al Asociaţiei Toți Copiii Citesc pentru susţinerea programelor şi al activităţilor funcţionale/suport.

Persoane vizate: persoane fizice, reprezentanții companiilor vizate, reprezentanți ai instituțiilor/organizațiilor finanţatoare, reprezentanți ai fundaţiilor şi ONG-urilor vizate, reprezentanți ai furnizorilor.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: Nume, prenume, funcţie, loc de muncă, data naşterii, preferințe alimentare;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail, adresa de corespondenţă;
Alte date cu caracter personal specifice unui tip de eveniment (menţionate în consimţământul specific evenimentului).

Durata de prelucrare: durata procesului de selecţie la care se adaugă un an de zile.

Managementul procesului de semnare şi derulare a contractelor de donație, sponsorizare şi finanţare, de donaţii directe prin pagini web specializate

Scop: Derularea contractului de donație/sponsorizare pentru susţinerea programelor Toți Copiii Citesc.

Legalitate: demersuri în vederea semnării contractului de sponsorizare şi derularea contractului de sponsorizare.

Persoane vizate: persoane fizice, donatori, fundraiseri și donatori potențiali, reprezentanții companiilor vizate, reprezentanți ai instituțiilor, reprezentanți ai fundaţiilor şi ONG-urilor vizate, alte persoane vizate participante în evenimentele organizate sub egida unui contract de sponsorizare/finanțate.

Date cu caracter personal:

Date de identificare reprezentanţi sponsori (companii, fundații, instituții finanțatoare): nume şi prenume, data nașterii, sex, funcţie, loc de muncă, semnătura;
Date de identificare reprezentanţi ONG-uri partenere în proiecte cu finanțare publică/UE: nume şi prenume, data nașterii, sex, funcţie, loc de muncă, semnătura;
Date de identificare pentru donatorii persoane fizice: nume şi prenume, CNP, data nașterii, sex, domiciliu, serie şi număr carte de identitate, cetăţenie, funcţie, loc de muncă, cod bancar, semnătura;
Date de identificare participanți în program, corelat cu indicatori de impact și succes (precum indicatori referitori la performanța școlară, absenteismul școlar) participanți în proiecte finanțate: nume şi prenume, data nașterii, sex, funcţie, etnie, loc de muncă, semnătura; intoleranțe alimentare; probleme medicale de sănătate.
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail, adresa de corespondenţă;
Alte date cu caracter personal derivate din obiectul specific al contractului de sponsorizare.

Durata de prelucrare: durata de derulare a contractului de sponsorizare, la care se adăuga o perioadă de arhivare de 10 ani.

Managementul activităţii de recrutare de personal

Scop: Derularea activităţii de recrutare şi selecţie de personal în vederea derulării activităţii Toți Copiii Citesc.

Legalitate: demersuri făcute de persoana vizată în vederea semnării CIM.

Persoane vizate: candidaţii pentru posturile declarate disponibile.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: numele complet, data nașterii, sexul, domiciliul/ reședința, cetățenia;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail;
Date privind studiile urmate şi calificările obținute;
Date privind experiența profesională anterioară;
Date necesare pentru confirmarea obligației legale de angajare în România pentru persoane ce nu sunt cetățeni ai UE (îndeplinirea unei obligații legale art. 6 alin. 1 lit. c) din Regulamentul UE 679/2016).
Date de identificare ale persoanei ce face recomandare (nume, prenume, loc de muncă, funcție, telefon, e-mail)
Date suplimentare furnizate în mod voluntar în CV sau în vederea încheierii contractului individual de muncă (e.g. fotografie, hobby-uri, date privind deținerea unui permis de conducere, permis de ședere, certificat de înregistrare a rezidenței, starea civilă etc.);
Cazier judiciar, screening de integritate (portalul MinisteruluiJustiţiei).

Durata de prelucrare: durata procesului de recrutare şi selecţie la care se adaugă un an după finalizarea acestuia, pentru apărarea asociaţiei împotriva oricăror plângeri făcute de candidaţi – art. 20 coroborat cu art. 8 din ord 37/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare.

Managementul baze de date de talente (HR)

Scop: Utilizarea informațiilor pentru recrutări ulterioare la Toți Copiii Citesc.

Legalitate: consimțământul persoanelor vizate

Persoane vizate: candidaţii pentru posturile disponibile în echipa Toți Copiii Citesc.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: numele complet, data nașterii, sexul, domiciliul/reședința, cetățenia;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail;
Date privind studiile urmate şi calificările obținute;
Date privind experiența profesională anterioară;
Date rezultate din procesul de selecţie;
Date suplimentare furnizate în mod voluntar în CV sau în vederea încheierii contractului individual de muncă (e.g. fotografie, hobby-uri, date privind deținerea unui permis de conducere, permis de ședere, certificat de înregistrare a rezidenței, starea civilă etc.).

Durata de prelucrare: 5 ani de la încheierea procesului de recrutare şi selecţie.

Managementul semnării și derulării contractelor individuale de muncă

Scop: Derularea contractului individual de muncă respectând legislația în vigoare.

Datele cu caracter personal sunt colectate şi prelucrate în temeiul contractului individual de muncă care respectă obligaţiile legale ale asociației (e.g. Codul Muncii, Codul Fiscal, Legea nr. 319/2006 a securității şi sănătății în muncă, Hotărârea nr. 1425/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității şi sănătății în muncă nr. 319/2000, Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor etc.), în următoarele scopuri specifice:

încheierea contractului individual de muncă (inclusiv pentru desfăşurarea stagiului de probă sau practică);
executarea contractului individual de muncă, inclusiv crearea conturilor de utilizator necesare accesării anumitor aplicații sau pagini web, precum și pentru stabilirea accesului la anumite documente;
suspendarea, modificarea, încetarea contractului individual de muncă;
înregistrarea în registrul general de evidență a datelor cu caracter personal relevante şi păstrarea dosarului de personal;
ţinerea evidenţei prezenței la locul de muncă și pontarea dumneavoastră;
acordarea concediilor;
evaluarea performanței la locul de muncă;
pregătirea profesională continuă în conformitate cu codul muncii;
acordarea oricăror remunerații sau beneficii care se cuvin în temeiul contractului individual de muncă sau al politicilor, regulamentelor sau altor asemenea aplicabile la Asociația Toți Copiii Citesc;
participarea la cursuri de formare profesională;
organizarea sănătății și securității în muncă la nivelul Asociaţiei;
organizarea deplasărilor și călătoriilor în interes de serviciu;
asigurarea securității datelor personale;
desfășurarea auditurilor și anchetelor interne;
gestionarea accesului la resurse puse la dispoziţie în vederea derulării raportului de muncă;
eliberare documente la cerere;
accesul şi utilizarea sistemelor informatice.

Legalitate: demersuri în vederea semnării contractului individual de muncă și derulării acestuia.

Persoane vizate: angajații Asociației Toți Copiii Citesc.

Date cu caracter personal:

Date de identificare conform CI: nume şi prenume, locul şi data nașterii, sex, domiciliu, cod numeric personal, serie şi număr carte de identitate, permis de conducere, cetăţenie;
Date certificat de naștere: nume și prenume, data naşterii, locul nașterii, numele şi prenumele tatălui, numele și prenumele mamei, cod numeric personal, serie și număr act.
Date de contact: număr de telefon, adresa de e-mail, adresa de rezidenţa;
Date privind religia;
Date privind contul bancar;
Date privind starea civilă: căsătorit/necăsătorit;
Date privind studiile urmate şi calificările obţinute;
Date privind experienţa profesională anterioară;
Date de identificare ale persoanelor aflate în întreţinere, dacă este cazul: nume şi prenume, locul şi data nașterii, codul numeric personal;
Date de identificare ale reprezentanţilor legali, dacă este cazul: nume şi prenume, locul şi data nașterii, codul numeric personal;
Date privind calitatea de asigurat în sistemul public de asigurări sociale;
Date din evidența pontajului ( nume, prenume, ora sosire, ora plecare ).
Date suplimentare rezultând din alte documente furnizate (de exemplu, curriculum vitae; act de identitate; cazier judiciar – unde este cazul (administrator, manager de transport, consilier juridic, gestionari); acte de stare civilă sau ale persoanelor aflate în întreţinere; permis de conducere, dacă este cazul; certificat de înregistrare a rezidenței sau permis de şedere, dacă este cazul; diploma de bacalaureat, diploma de absolvire a unei școli profesionale, diploma de absolvire studii universitare, diploma de absolvire a unor cursuri de masterat, certificate de participare la cursuri de instruire și perfecționare etc.; adeverința eliberată de fostul angajator cu privire la activitate şi salariu), orice alte diplome din care reiese experienţa şi cursurile absolvite;
Pentru angajaţii ce intră în concediu creştere copil: datele ce reies din certificatul de naştere al copilului acestea fiind nume și prenume, data naşterii, locul nașterii, numele şi prenumele tatălui, numele și prenumele mamei, cod numeric personal, serie și număr act;
Date ce ţin de sănătatea angajatului în cazul în care apar concedii medicale în perioada desfăşurării contractului de muncă;
Alte date conexe cu poziţia ocupată în companie ( tipul contractului de muncă, funcţia, datele de contact de business, evaluarea anuală a angajatului, calitatea rezultatelor profesionale, disciplina în muncă, măsuri disciplinare, concedii de odihnă, incapacităţi de muncă);
Date generate de sistemele informatice (datele de logare, date de tranzacţionare).

Durata de prelucrare: pe durata derulării CIM la care se adaugă durata de arhivare de 75 ani.

Prelucrarea fotografiilor şi înregistrărilor video-audio ale angajaţilor Toți Copiii Citesc

Scop: Dezvoltării comunicării şi identităţii asociaţiei, dezvoltarea modelului Toți Copiii Citesc, activităţilor de instruire, dezvoltare personală, precum şi în vederea organizării unor evenimente.

Legalitate: interesul legitim pentru dezvoltării comunicării şi identităţii Asociaţiei, dezvoltarea modelului Toți Copiii Citesc, activităţilor de instruire, dezvoltare personală, precum şi în vederea organizării unor evenimente.

Date cu caracter personal:

Fotografie, înregistrări video şi audio.

Durata de prelucrare: Pe durata derulării contractului de muncă la care se adăuga o perioadă de 5 ani.

(Imaginea dumneavoastră va fi prelucrată având ca derogare consimţământul dumneavoastră conform art. 9 RGPD).

Evaluarea personalului Toți Copiii Citesc

Scop: Dezvoltarea competitivităţii în Asociația Toți Copiii Citesc, stabilirea planului de dezvoltare şi instruire.

Legalitate: Interes legitim pentru evaluarea și îmbunătățirea performanței Asociației Toți Copiii Citesc.

Persoane vizate: angajaţii Asociației Toți Copiii Citesc.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: nume şi prenume;
Alte date conexe cu poziţia ocupată în companie ( tipul contractului de muncă, funcţia, datele de contact de business, calitatea rezultatelor profesionale, disciplina în muncă).

Durata de prelucrare: pe durata derulării CIM la care se adaugă un an după finalizarea acestuia, pentru apărarea asociaţiei împotriva oricăror plângeri făcute de angajat.

Managementul activităţii de „Exit interview”

Scop: îmbunătăţirea proceselor şi fidelizarea angajaţilor Asociației Toți Copiii Citesc.

Legalitate: interes legitim privind îmbunătățirea abilităților de angajator ale Asociației Toți Copiii Citesc.

Persoane vizate: angajații care încetează contractul individual de muncă cu Asociația Toți Copiii Citesc.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: nume şi prenume;
Alte date conexe cu poziţia ocupată în companie (tipul contractului de muncă, funcţia, calitatea rezultatelor profesionale, disciplina în muncă, relatări personale legate de experienţă de a lucra la angajator, opinii şi judecăţi despre alţi angajaţi şi procese ale angajatorului etc.).

Durata de prelucrare: doi ani de zile de la încetarea CIM.

Managementul recrutării şi selecţiei voluntarilor

Scop: Derularea activității de recrutare şi selecţie a voluntarilor pentru activităţi de suport în Asociația Toți Copiii Citesc.

Legalitate: demersuri în vederea semnării contractului de voluntariat.

Persoane vizate: candidaţii la poziţia de voluntar la Asociația Toți Copiii Citesc

Date cu caracter personal:

Date de identificare: nume şi prenume, data nașterii, sex, domiciliul/ reședința, cetățenia;
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail;
Date privind studiile urmate şi calificările obținute;
Date privind experiența profesională anterioară;
Date rezultate din procesul de selecţie;
Date din cazierul judiciar, certificatul de integritate sau alte documente eliberate de instituțiile publice cu privire la istoricul de infracțiuni al candidatului
Date suplimentare furnizate în mod voluntar în CV sau în vederea încheierii contractului de voluntariat (e.g. fotografie, hobby-uri, date privind deținerea unui permis de conducere, permis de ședere, certificat de înregistrare a rezidenței, starea civilă etc.).

Managementul derulării contractului de voluntariat la Toți Copiii Citesc

Scop: Derularea activității de management al voluntarilor pentru realizarea activităţilor de voluntariat specific în Asociația Toți Copiii Citesc.

Legalitate: Art. 6.1 b – demersuri în vederea semnării contractului şi derularea contractului de voluntariat.

Persoane vizate: candidaţii la poziţia de voluntar la Asociația Toți Copiii Citesc.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: nume şi prenume, locul şi data nașterii, sex, domiciliu, cod numeric personal, serie şi număr carte de identitate, permis de conducere;
Date de contact: număr de telefon, adresa de e-mail, adresa de rezidenţă;
Date privind experienţa profesională anterioară;
Date suplimentare rezultând din alte documente furnizate de dumneavoastră (de exemplu, curriculum vitae; act de identitate; permis de conducere, dacă este cazul; certificat de înregistrare a rezidenței sau permis de şedere, dacă este cazul);
Fotografii, înregistrări video şi/sau audio;
Alte date conexe cu poziţia ocupată în asociaţie (evaluarea anuală, calitatea rezultatelor profesionale etc.).

Durata de prelucrare: durata contractului de voluntariat la care se adăuga o perioadă de arhivare de 10 ani de zile.

Managementul derulării contractelor cu furnizorii de produse și servicii

Scop: Semnarea și derularea contractelor cu furnizorii de produse și servicii.

Legalitate: demersuri în vederea semnării contractelor și derularea contractelor cu furnizorii.

Persoane vizate: reprezentanții părţilor contractante autorizaţi să angajeze şi să deruleze contractele de furnizare de produse şi servicii.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: numele complet, funcţie, loc de muncă, semnătura;
Date din cazierul judiciar, certificatul de integritate sau alte documente eliberate de instituțiile publice cu privire la istoricul de infracțiuni al candidatului (aplicabil doar acelor furnizori ai căror reprezentanți intră în contact direct cu copiii – fizic sau online)
Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail, adresa de corespondenţă;
Alte date cu caracter personal derivate din obiectul specific al contractului de furnizare de produse şi/sau servicii.

Durata de prelucrare: durata contractului de furnizare de produse şi/sau servicii la care se adaugă o perioadă de arhivare de 10 ani de zile.

Managementul activității de audit financiar și operațional

Scop: Desfășurarea activității de audit financiar și operaţional.

Legalitate: interesul legitim al operatorului pentru conformitatea şi eficientizarea activităţii financiare și operaționale

Persoane vizate: toate persoanele ce au rol în desfășurarea activității auditate.

Date cu caracter personal:

Datele cu caracter personal cuprinse în activităţile auditate.

Durata de prelucrare: 10 ani.

Managementul reclamațiilor și litigiilor

Scop: Derularea activității specifice soluționării reclamațiilor și litigiilor.

Legalitate: interesul legitim urmărit de operator pentru protejarea intereselor organizației.

Persoane vizate: toate persoanele implicate în soluționarea reclamațiilor și litigiilor.

Date cu caracter personal:

Date de identificare: nume şi prenume, loc de muncă, funcție, telefon, adresă de e-mail;
Alte date relevante pentru derularea soluţionării reclamațiilor și litigiilor.

Durata de prelucrare: în funcţie de speţă, conform legislaţiei în vigoare, și ulterior pe o perioadă de 2 ani de la soluţionarea reclamaţiei sau litigiului.

Destinatari

Voluntarii și participanții programelor Toți Copiii Citesc;

Angajații și conducerea Toți Copiii Citesc, Membrii Asociației Toți Copiii Citesc;

Furnizori de servicii de recrutare, de evaluare psihologică și competențe specifice, platforme de recrutare (eJobs, Bestjobs, Hipo etc.)

Furnizori servicii de comunicare ai Toți Copiii Citesc, de colectare şi prelucrare date (ARC, Galantom, Mailchimp, Tableau, UK Benevity, Google Form, Monday etc.);

Procesatori de plăți (Netopia, Paypal, Stripe);

Finanțatori și sponsori, potențiali sponsori, donatori și fundraiseri individuali;

Furnizori servicii de organizare de evenimente și comunicare (agenții de PR, logistică, comunicare, bloggers/influencers, companii media);

Instituții şi organizații naționale și europene cointeresate în proiecte finanţate din fonduri UE/fonduri publice (Ministerul Fondurilor Europene, FDSC, FRDS, ANPCDEFP etc.), instituţii de stat și europene (școli, inspectorate, MEN, O.N.P.C.S.B. ANAF, CE – EACEA, EEA – FMC etc.);

Profesori si directori din sistemul public şi privat de educaţie din România, alte organizații partenere, instituții de stat (MEN, inspectorate, şcoli, universități, DGASPC, DGASMB etc.);

Furnizorii de training şi testare, Coachi, Mentori;

Terțe părți: ANAF, Revisal, Protecția și combaterea spălării banilor, Tribunal etc.;

Furnizori de servicii suport (IT, foto-video, internet, telefonie, chirie, curățenie; furnizori de cazare, masă, materiale etc.; furnizori de servicii de contabilitate, suport juridic, audit, beneficii, impact, servicii medicale și protecția muncii, SSM etc.).

Alte organizații partenere.

Drepturile Persoanelor Vizate

Drepturile pe care le aveți în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal:

Conform Regulamentului (UE) 679/2016, vă puteți exercita oricare dintre următoarele drepturi:

dreptul de acces la datele cu caracter personal care vă privesc;
dreptul de a solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal atunci când acestea sunt inexacte sau incomplete;
dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal dacă, de exemplu, datele nu mai sunt necesare pentru procesare, sau persoana vizată obiectează în ceea ce privește prelucrarea datelor sau prelucrarea datelor cu caracter personal a fost făcută în mod ilegal;
dreptul la portabilitatea datelor, în sensul transferului datelor dumneavoastră personale către un alt operator de date personale într-un format structurat ce poate fi citit automat;
dreptul la restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în cazurile în care, de exemplu, legalitatea procesării sau exactitatea datelor este contestată. Odată restricționată, operatorul poate doar să stocheze datele personale, nu poate să le folosească mai departe și poate să ridice restricția numai după ce a informată persoana vizată despre această intenție. Fiecărui destinatar căruia i-au fost comunicate datele cu caracter personal trebuie să fie informat cu privire la orice rectificare, ștergere sau restricție care a fost efectuată pentru a se conforma cu acestă solicitare;
dreptul de a vă opune prelucrării în cazul în care aceasta se efectuează în vederea protejării interesului nostru legitim dacă situația dumneavoastră particulară vă oferă motive întemeiate;
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează într-o măsură semnificativă;
dreptul de a depune o plângere la noi și/sau la autoritatea competentă privind protecția datelor;
dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, pentru prelucrarea datelor personale, la care ați consimțit anterior;

Pentru exercitarea acestor drepturi, precum și pentru orice întrebări suplimentare cu privire la această notificare sau în legatură cu utilizarea de către Asociația Toți Copiii Citesc a datelor personale, vă rugăm să ne contactați alegând oricare din modalitățile de comunicare descrise mai jos, precizând, totodată, numele dumneavoastră, adresa poștală sau de email (în funcție de modalitatea prin care doriți să comunicăm), numărul dumneavoastră de telefon precum și scopul cererii dumneavoastră.

Securitatea și confidențialitatea

Asociația Toți Copiii Citesc și angajații acesteia au implementat măsurile tehnice și organizatorice pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau neautorizate, a pierderii accidentale, a modificărilor sau accesului neautorizat. Aceste măsuri sunt dezvoltate ținând seama de rezultatele analizei de risc a prelucrărilor efectuate și sunt evaluate și testate la intervale regulate. Securitatea și confidențialitatea necesită măsuri de sporire a gradului de conștientizare, instruire și comunicarea a problemelor legate de protecția datelor cu caracter personal în cadrul organizației (training pentru toți angajații care au acces la date cu caracter personal, alocarea responsabilităților, etc.). Trebuie luate în considerare tehnici cum ar fi minimizarea datelor, limitarea perioadei de stocare a informației, pseudonimizarea, criptarea, contracte de confidențialitate, integritate fizică a suporturilor de date și logarea conform drepturilor de acces în funcție de rolul avut în prelucrarea datelor cu caracter personal.

Persoana împuternicită de operator

Toți Copiii Citesc a impus persoanelor împuternicite de operator, adică orice subcontractant care prelucrează date cu caracter personal în numele Toți Copiii Citesc, să implementeze măsuri de securitate tehnice și organizaționale adecvate. Atunci când se iau în considerare aceste măsuri, trebuie avute în vedere în mod corespunzător stadiul actual al sistemelor informatice, natura, obiectul, contextul și scopurile prelucrării precum și riscurile privind încălcarea drepturilor și libertăților persoanelor fizice.

Transferul datelor

Transferul datelor cu caracter personal este garantat din punct de vedere al securității în țările din Uniunea Europeană/Spațiul Economic European și în alte țări considerate de Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție a acestora. Atunci când datele cu caracter personal sunt exportate de Asociația Toți Copiii Citesc care acționează ca operator în Uniunea Europeană către destinatari din țările care nu oferă un nivel adecvat de protecție, Asociația Toți Copiii Citesc s-a asigurat că sunt puse în aplicare măsuri de protecție adecvate, clauze contractuale standard privind protecția datelor cu caracter personal sau mecanisme de certificare aprobate. În cazul în care au fost încălcate drepturile și libertățile persoanelor vizate de o entitate care a importat datele, aflată într-o țară terță fără un nivel adecvat de protecție, Asociația Toți Copiii Citesc, care a exportat datele, se angajează să sprijine drepturile persoanei vizate, în conformitate cu această politică împotriva entității importatoare.

Persoana responsabilă de protecția datelor cu caracter personal

Conducerea Asociației Toți Copiii Citesc se asigură că persoana responsabilă de protecția datelor primește resursele adecvate, instruirea și garanțiile de independență necesare pentru a-și gestiona eficient sarcinile.

Persoana responsabilă cu protecția datelor are următoarele sarcini:

-Informarea și consilierea angajaților și persoanelor împuternicite de Toți Copiii Citesc care se ocupă de prelucrarea datelor cu caracter personal cu privire la obligațiile care le revin în temeiul regulamentului 679/2016 și altor dispoziții de drept al Uniunii Europene și al dreptului intern referitoare la protecția datelor.

-Monitorizarea respectării Regulamentului 679/2016, a altor dispoziții de drept ale Uniunii Europene sau de drept intern referitoare la protecția datelor cu caracter personal și a politicii Toți Copiii Citesc sau a persoanei împuternicite de Toți Copiii Citesc în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal inclusiv alocarea responsabilităților și acțiunile de sensibilizare și de instruire a personalului implicat în operațiunile de prelucrare și poate efectua verificări periodice, revizuiri și audituri ale documentelor, procedurilor și operațiunilor.

– Furnizarea de consiliere la cerere în ceea ce privește evaluarea impactului asupra protecției datelor și monitorizarea funcționării acesteia în conformitate cu prevederile articolului 35 din regulamentul 679/2016.

– Cooperarea cu autoritatea de supraveghere (ANSPDCP).

– Asumarea rolului de punct de contact pentru ANSPDCP privind aspectele legate de prelucrare inclusiv consultarea prealabilă menționată la articolul 36 din RGPD precum și dacă este cazul consultarea cu privire la orice altă chestiune.

– Coordonează tratarea cererilor persoanelor vizate.

Date de contact

Persoana responsabilă de protecția a datelor cu caracter personal:

E-mail: office@atcc.ro

adresa contact: Calea Turzii nr. 189B, ap. 4, Cluj-Napoca, jud. Cluj, România